Terceirização financeira ou funcionário próprio: como decidir

Chega um momento em que o dono da empresa olha para a pilha de boletos, para o extrato que não bate e para a planilha atrasada e conclui: preciso de alguém cuidando disso. A dúvida que vem logo depois é quase sempre a mesma. Contrato uma pessoa para o financeiro ou terceirizo?

Não existe resposta única. Existe a resposta certa para o tamanho, o momento e a rotina da sua empresa. Este texto ajuda a chegar nela sem achismo.

O que cada caminho significa na prática

Funcionário próprio é alguém contratado pela empresa, normalmente pela CLT, que cuida de contas a pagar e a receber, conciliação, emissão de notas e boletos e dos controles do dia a dia. Fica no seu escritório, conhece de perto a operação e responde a você ou a um gestor.

Terceirização financeira, também chamada de BPO financeiro, é contratar uma empresa especializada para executar essa mesma rotina. A equipe externa trabalha com os seus bancos e sistemas, segue um método e entrega relatórios periódicos. Se quiser entender o serviço em detalhe, veja o nosso guia sobre o que é BPO financeiro e quanto custa.

Nos dois casos, as decisões continuam com você: o que pagar, quando investir, quem cobrar primeiro.

Compare o custo total, não só o salário

O erro mais comum é comparar o salário de um assistente financeiro com a mensalidade de um BPO. O custo real de um funcionário é bem maior que o salário, e boa parte dele não aparece no contracheque:

• Benefícios: vale-transporte, vale-refeição ou alimentação, plano de saúde quando houver.
• Encargos e provisões: FGTS, 13º salário, férias com o adicional de um terço e, conforme o regime tributário da empresa, contribuições sobre a folha.
• Custos indiretos: computador, sistema, espaço, treinamento e o tempo de quem supervisiona.
• Custos de troca: quando a pessoa sai, há rescisão, um novo processo seletivo e semanas até o substituto pegar o ritmo.

Para ter uma estimativa com os números da sua empresa, use a calculadora de custo de um funcionário no financeiro. Ela não substitui o cálculo do seu contador, mas mostra a ordem de grandeza. Na Sintetize, o BPO financeiro começa em R$ 1.200 por mês, com o valor final definido em proposta conforme o volume de trabalho.

Quando ter um funcionário próprio faz mais sentido

Contratar alguém para dentro de casa costuma ser o caminho mais indicado quando:

• Há volume para um dia inteiro de trabalho, todos os dias, só com tarefas financeiras.
• A operação exige presença física, como caixa de loja, conferência de mercadoria ou contato diário com fornecedores no balcão.
• Existe alguém para supervisionar e revisar o trabalho, como um gerente administrativo ou um sócio com tempo e conhecimento para isso.
• A empresa já tem processos financeiros desenhados e precisa de alguém para executá-los.

Nesses casos, o funcionário tende a se pagar, porque o volume justifica a dedicação integral e a supervisão garante a qualidade.

Quando a terceirização costuma ser a melhor escolha

A terceirização tende a fazer mais sentido quando:

• O volume ainda não ocupa um dia inteiro, mas já toma horas preciosas do dono toda semana.
• Você não quer montar um setor, com seleção, treinamento e supervisão, e prefere receber a rotina funcionando.
• A empresa não pode parar nas férias, faltas ou trocas de equipe. Com uma equipe externa, a continuidade é responsabilidade do prestador.
• Faltam método e relatórios. Um BPO traz processos e relatórios como fluxo de caixa e DRE gerencial, o que um funcionário recém-contratado nem sempre consegue montar sozinho.
• Você quer uma segunda checagem. Ter quem execute separado de quem aprova é uma boa prática de controle, e a terceirização facilita essa divisão.

Os riscos de cada caminho

Nenhuma opção é perfeita, e conhecer os riscos ajuda a escolher melhor.

Com funcionário próprio, o maior risco é a concentração de conhecimento: tudo fica na cabeça de uma pessoa, e quando ela sai, a rotina para. Também há o risco de falta de revisão, quando ninguém confere o trabalho.

Com a terceirização, o cuidado está na escolha do prestador. Vale perguntar quem aprova os pagamentos, que acessos a equipe terá aos bancos, quais relatórios você vai receber e se haverá um especialista fixo acompanhando a sua empresa. Também é importante combinar como os documentos serão enviados, para que a rotina não dependa de cobranças constantes.

Um caminho intermediário

Muitas empresas combinam os dois modelos. Um colaborador interno cuida do que exige presença, como o caixa da loja e o contato com fornecedores, e a terceirização assume a conciliação, os relatórios e o fechamento do mês. Essa divisão reduz a carga do funcionário e garante que os números sejam revisados por quem tem método.

Como decidir em três perguntas

1. Quantas horas por semana o financeiro realmente exige? Se é menos que um turno diário, a terceirização tende a sair mais em conta.
2. Quem vai supervisionar? Sem alguém para revisar o trabalho de um funcionário, os erros podem passar despercebidos por meses.
3. O que acontece nas férias ou se a pessoa sair? Se a resposta for “a rotina para”, esse risco precisa entrar na conta.

Se ainda estiver em dúvida, comece organizando o básico. A Planilha de Fluxo de Caixa e DRE gratuita ajuda a medir o volume de lançamentos da sua empresa, e o nosso passo a passo de como montar um fluxo de caixa mostra o que precisa ser acompanhado toda semana.

Perguntas frequentes